Quando os planos mudam, remarcar não deve ocupar o resto do seu dia.
O tempo, o estado do mar e as alterações de horário podem afetar dezenas de clientes de uma só vez. A TravelCS liga a conversa com o cliente, a reserva e a sua aprovação num só fluxo.
A TravelCS é um software de remarcação para operadores turísticos e empresas de animação turística. Quando uma saída é cancelada ou um cliente pede para mudar de data, a TravelCS identifica as reservas afetadas, prepara mensagens com datas alternativas no idioma de cada cliente, com base nas políticas do operador, aguarda a aprovação da equipa antes de qualquer envio ou alteração e regista a resposta e a confirmação junto da reserva e da conversa.
Porque é que remarcar sai caro
Uma saída cancelada transforma-se numa sequência de passos manuais: ver quem estava reservado, abrir cada reserva, escrever a cada cliente, responder às mesmas perguntas, pedir aprovação a um colega ou ao responsável, atualizar a reserva e insistir com quem não responde.
A informação está dispersa — e-mail, WhatsApp, sistema de reservas, uma folha de cálculo, a memória de alguém. Cada mudança de ferramenta custa tempo e cada falha torna mais provável um erro ou um cliente insatisfeito.
Um fluxo de remarcação ligado
- Passo 1Identificar as reservas afetadas
Escolha a saída cancelada ou alterada. A TravelCS lista todas as reservas, com nomes, número de pessoas e canal de contacto.
- Passo 2Compreender o contexto
São usadas as suas políticas, experiências e conversas anteriores, para que cada mensagem reflita as suas regras reais.
- Passo 3Preparar alternativas
Propõe outras datas ou horários do seu calendário, ou outra experiência quando fizer sentido.
- Passo 4Comunicar com os clientes
Depois da sua aprovação, as mensagens seguem por e-mail ou WhatsApp, no idioma de cada cliente e com os dados da sua empresa.
- Passo 5Aprovar quando necessário
As respostas dos clientes são classificadas como aceites, recusadas ou pouco claras. As alterações aguardam a sua aprovação.
- Passo 6Confirmar a nova marcação
Depois de aprovada, a reserva é atualizada e o cliente recebe a confirmação.
- Passo 7Manter tudo ligado
O pedido, as respostas e a reserva final ficam associados à mesma conversa do cliente.
Como a TravelCS apoia o processo
As suas políticas, experiências e perguntas frequentes. Os rascunhos usam apenas esta informação; o que faltar é assinalado, nunca inventado.
E-mail, WhatsApp e chat do site numa conversa por cliente.
Reserva, data, número de pessoas e experiência ao lado da conversa.
Rascunhos no idioma do cliente, no seu tom e com a sua assinatura.
Proponha datas alternativas aos clientes afetados e acompanhe quem aceitou, recusou ou precisa de seguimento.
Nada é enviado nem alterado sem a aprovação da sua equipa.
E-mails, conversas e remarcações anteriores ficam com o mesmo cliente.
Quando muitos clientes são afetados ao mesmo tempo
Um cliente que pede para mudar de data resolve-se com uma resposta rápida. Uma manhã em que o vento aumenta e são canceladas três saídas é diferente: dezenas ou centenas de clientes precisam de um aviso, de alternativas e de uma confirmação — muitas vezes enquanto o telefone não para de tocar.
Os operadores marítimo-turísticos, de charters, mergulho, vela, caiaque e observação de golfinhos sentem isto mais, porque uma mudança no estado do mar pode afetar um dia inteiro. Com a TravelCS, cancela a saída, prepara num só passo as mensagens para todos os clientes afetados e, depois de as aprovar, trata as respostas na caixa de entrada em vez de depender da memória.
A TravelCS não decide se é seguro sair. Essa decisão é sempre sua — a TravelCS trata do que vem depois.
Pensado para operações turísticas
- Cancelamentos por mau tempo e estado do mar
- Pedidos de mudança de data
- Alterações a charters privados
- Mínimos de participantes
- Alterações de horário
- Avarias de embarcações ou equipamento
Mais do que um chatbot
Um chatbot ou uma caixa de entrada partilhada ajudam a responder a mensagens. Remarcar exige mais: saber que reserva tem o cliente, o que diz a sua política, que alternativas existem, quem tem de aprovar e se a reserva foi mesmo atualizada.
A TravelCS foi pensada para esse fluxo — responder, com o contexto da reserva, a aprovação e o seguimento — para que a conversa e a reserva não se desencontrem.
Funciona com a sua operação atual
A TravelCS pode ser o seu sistema de reservas ou funcionar ao lado dos canais onde já vende. A GetYourGuide está ligada através de uma integração por API, e o e-mail e o WhatsApp ligam-se às contas que já utiliza.
O que medir
Para perceber se remarcar está a ficar mais fácil, acompanhe:
- Conversas de remarcação por semana
- Clientes afetados por ocorrência
- Tempo da equipa por caso
- Tempo até à primeira resposta
- Tempo até à resolução
- Número de escalamentos
- Alterações de reserva concluídas
- Clientes perdidos por cancelamento, quando for possível medir
Não publicamos números de poupança de tempo; os resultados dependem do seu volume e da sua configuração. Medir antes e depois é a forma honesta de saber.
Ver também
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Perguntas frequentes
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